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Der rationelle Einsatz von Buchungsmaschinen by Alfons Paulmichl

By Alfons Paulmichl

Die vorliegende Schrift ist das Ergebnis langjähriger Erfahrungen, die in der Praxis der Organisationsberatung bei der Rationalisierung des Rech­ nungswesens gemacht wurden. Die Buchungsmaschinenindustrie bietet eine Vielfalt von Erzeugnissen an, angefangen von der einfachen Buchungs­ schreibmaschine bis zur kompletten Lochkartenanlage oder mit elek­ tronischen Rechenmaschinen gekoppelten Aggregaten. Die große Zahl der Möglichkeiten ist verwirrend, und nicht immer wird in der Praxis der richtige Gebrauch davon gemacht. Ja, guy kann sagen, daß nur wenige Betriebe die maschinelle Ausrüstung haben, die ihren tatsächlichen Be­ dürfnissen entspricht. Die Anschaffung einer Buchungsmaschine oder einer ganzen Maschinenanlage ist nicht nur eine kostspielige Investition, mit ihr fällt auch die Entscheidung über das Buchungssystem, das im betrieb­ lichen Rechnungswesen angewendet wird. Dieses procedure muß nicht nur die Vornahme der Buchungen in rationeller Weise gewährleisten, es muß auch alle Anforderungen erfüllen, die eine moderne Betriebsführung heute an das Rechnungswesen stellt. Mit dem Einsatz von Buchungsmaschinen ist nicht nur eine quantitative, sondern auch eine qualitative Aufgabe zu lösen. Die quantitative Aufgabe liegt in der Beschleunigung der Buchungs­ vorgänge, die qualitative in der Steigerung der Aussagefähigkeit des Rechnungswesens. Die Hauptprobleme des Rechnungswesens liegen heute nicht nur in der möglichst schnellen Erfassung und Verbuchung betrieb­ licher Daten, sondern vor allem in ihrer raschen und vielseitigen Aus­ wertung. Die Frage des rationellen Einsatzes von Buchungsmaschinen wird damit zu einer Kernfrage der betriebliChen enterprise. Die Buchungsmaschine darf infolgedessen nicht das Buchungssystem bestim­ males; das durch die betrieblichen Verhältnisse bedingte Buchungssystem muß vielmehr umgekehrt bestimmen, welche Buchungsmaschinen zum Einsatz gelangen sollen.

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In einer echten Koppelung von Arbeitsgängen; denn das gleichzeitige Beschriften von Kontokarte und Journal in einem Arbeitsgang bedeutet ja noch keine Koppelung im buchhalterischen Sinne. Von einer Koppelung kann daher bei einer Buchungsmaschine erst dann gesprochen werden. wenn die Zahlenwerte entsprechend dem Wesensmerkmal des Rechnungswesens mehrmals nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden können. ohne sie immer wieder erneut ein- und austippen zu müssen. Eine solche Buchungsweise ist aber nur mit einer vertikal arbeiten- 54 Die richtige Organisationsform des Rechnungswesens den Buchungsmaschine und - in etwas anderer Form - im Lochkartenverfahren möglich.

Es muß also stets das Ziel sein, gleichgeartete Vorgänge soweit wie möglich zusammenzufassen. 1) Mit elektronisch gesteuerten Buchungsmaschinen können die schwierigen Gruppierungsfälle relativ einfach bewältigt werden, indem die Gruppierung mit der Fakturierung durchgeführt wird (siehe auch Seite 86 ft). 32 Die richtige Organisations/arm des Rechnungswesens Die Belege sollen so einfach wie möglich sein. Es muß alles vorgedruckt werden, was sich irgendwie vordrucken läßt, damit im Betrieb keine unnötige Schreibarbeit entsteht.

Gegenüber der manuellen Buchungsweise bedeutet eine horizontale Maschinisierung zweifellos einen gewissen Fortschritt; sie kann aber, je nach Materie, nicht ohne weiteres als eine echte Rationalisierung gewertet werden. Für die Rationalisierung im Rechnungswesen ist die Unterscheidung nach horizontalem und vertikalem Buchungsverfahren und Buchungsmaschinensystem von einschneidender Bedeutung. Zur Erläuterung sei ein typisches Beispiel aus der Praxis angeführt. In einem kleinen Mittelbetrieb, in welchem dem Großhandel noch eine Fabrikation angeschlossen war, wurde zur buchhalterischen Reorganisation dieser nicht ganz einfachen Materie ein Betriebsberater hinzugezogen, allerdings nur für wenige Stunden, weil man hoffte, die Beratungsgebühren sparen und ohne ihn die Buchhaltung organisieren und rationalisieren zu können.

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